Szukaj na tym blogu

poniedziałek, 22 lutego 2016

Po co nam elektroniczny obieg dokumentów?

Wprowadzenie w firmie lub instytucji elektronicznego obiegu dokumentów niesie za sobą szereg korzyści. Dowiedz się, jak dzięki temu rozwiązaniu możesz usprawnić funkcjonowanie swojej organizacji.

Systemy informatyczne znajdują zastosowanie w kolejnych dziedzinach życia. Prym wiedzie tutaj oczywiście biznes, gdyż efekty wdrożenia w tym obszarze są najlepiej zauważalne. Oszczędności oraz poprawa wydajności, jakie można dzięki nim uzyskać, są ogromne. Elektroniczny obieg dokumentów to kolejny krok w rozwoju technologicznym, który pozwala uczynić naszą pracę łatwiejszą oraz bardziej uporządkowaną.

Oszczędzaj czas i pieniądze

Operowanie na dużej liczbie dokumentów w fizycznej postaci zajmuje wiele czasu. Gromadzenie, porządkowanie i przekazywanie papierowych pism wymaga oddelegowania do tego pracowników, którzy będą zajmowali się wyłącznie administracją. To dodatkowe koszty, które rosną proporcjonalnie do skali prowadzonych działań.

Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania zmniejsza ilość czasu potrzebną na przetworzenie dokumentów oraz liczbę osób zaangażowanych w proces. Gwarantuje także, że wszystkie przekazywane informacje będą aktualne i nie trzeba będzie dodatkowo ich weryfikować.

System zapewnia szybki i łatwy dostęp do dokumentów. Znacząco usprawnia to pracę poprzez likwidację problemów z odnalezieniem ważnych pism, dzięki czemu realizacja procesów zachodzących w organizacji jest znacznie wydajniejsza. Dokumenty można sortować w systemie według podanego klucza lub w prosty sposób wyszukiwać w oparciu o nazwę lub numer serii. Dzięki temu odnalezienie np. faktury VAT, wniosku urlopowego czy oferty sprzed dwóch lat zajmuje jedynie parę chwil.

Elektroniczny obieg dokumentów doskonale sprawdza się w przypadku organizacji, które posiadają wiele oddziałów. Przy jego użyciu można natychmiast przekazywać ważne materiały między różnymi placówkami. W porównaniu do tradycyjnej formy wymiany dokumentów jest to usprawnienie na ogromną skalę.

Oprogramowanie oszczędza także środowisko naturalne – zmniejsza zużycie papieru oraz materiałów eksploatacyjnych do drukarek. Im więcej danych możemy przechowywać online, tym lepiej dla naszego portfela i otoczenia.

Podnieś bezpieczeństwo

Istotną korzyścią płynącą z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest zwiększenie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w organizacji. System daje dostęp do nich wyłącznie uprawnionym osobom, dzięki czemu ma się pewność, że poufne informacje, często kluczowe dla funkcjonowania firmy czy instytucji, nie dostaną się w niepowołane ręce.

Olbrzymim problemem dla organizacji podczas przetwarzania dokumentów są błędy pracowników.
Kiedy ważne pisma przechowywane są w postaci fizycznej, nawet przy bardzo skrupulatnej ich archiwizacji pojawia się niebezpieczeństwo, że któreś w ogóle nie trafi do archiwum lub zostanie umieszczone w niewłaściwym miejscu, co w przypadku dużych zbiorów w zasadzie zupełnie uniemożliwia jego odnalezienie.

Jeszcze poważniejszym zagrożeniem jest zniszczenie dokumentów. O ile zalanie kawą jednego pisma raczej nie zagrozi funkcjonowaniu firmy, to utrata całej dokumentacji w wyniku pożaru lub powodzi może mieć tragiczne skutki – w skrajnym przypadku nawet upadłość przedsiębiorstwa. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszystkie dane istotne dla funkcjonowania Twojej organizacji będą zabezpieczone i zaopatrzone w kopie zapasowe na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów znacząco optymalizuje procesy realizowane w organizacji. Jest to inwestycja, która zwraca się z każdym kolejnym rokiem, obniżając wydatki na cele administracyjne. Przyczynia się także do zwiększenia bezpieczeństwa i poprawy przepływu danych, które w dobie społeczeństwa informacyjnego są jednym z kluczowych aktywów w działalności biznesowej.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz