Szukaj na tym blogu

poniedziałek, 14 września 2015

5 powodów dla których wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje natychmiastową oszczędność.

W większych organizacjach zawsze występuje zagadnienie przesyłania informacji pomiędzy pracownikami. Kiedyś w formie papierowej, teraz także różnych systemach elektronicznych, przesyłamy olbrzymią ilość komunikatów, zarządzanie nimi stanowi duże wyzwanie.

Zmniejszenie ilości błędów w komunikacji

Przesyłanie maili, w których nie ma kontroli nad ich przeczytaniem, adresatem, wykonaniem zadania w nich zawartego może powodować olbrzymią nadmiarowość przesyłanych informacji. W tym przypadku użycie narzędzia workflow umożliwi bardzo precyzyjną komunikacje i kontrolę zadań, co daje natychmiastową oszczędność czasu.

Wyeliminowanie przesyłania papieru

Koszty drukowania, kopiowania, przesyłania papieru w dużych organizacjach są niebagatelne, warto wziąć pod uwagę wdrożenie wersji elektronicznych dokumentów lub jeśli się nie da, skanowanie papierowych i dalsze przesyłanie tylko skanów. Oprócz oczywistej oszczędności na materiałach/maszynach, dostajemy możliwość łatwego odnalezienia dokumentu bez przeszukiwania tony papierów.


Zmniejszenie ilości niepotrzebnie powtarzanych zadań

Jednym z częściej spotykanych ukrytych kosztów w firmach jest niepotrzebne wykonywanie tych samych zadań. Dodatkowo występują tu również aspekty psychologiczne związane ze zmniejszeniem zaangażowania pracowników w zadania które muszą niepotrzebnie wykonywać. Wdrożenie workflow daje możliwość łatwej identyfikacji zduplikowanych zadań i podjęcia decyzji wyeliminowania ich.

Kontrola nad czasem wykonania zadania

Proces akceptacji w systemach workflow jest bardzo łatwo kontrolowalny, zawsze wiesz u kogo znajduje się zadanie i gdzie są opóźnienia. Daje to możliwość eskalacji i podjęcia decyzji zmiany sposobu pracy, czy personalnych, które mogą przynieść natychmiastowy skutek w postaci skrócenia czasu wykonywania zadania

Optymalizacja pracy

Dzięki możliwości znalezienia tzw wąskich gardeł możemy podjąć decyzje o optymalizacji pracy. Dodatkowo AMODIT posiada unikalną cechę pozwalającą automatycznie dostosować elektroniczny workflow do rzeczywistego sposobu pracy pracowników, co pozwala na optymalizacje procedur.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz