Szukaj na tym blogu

niedziela, 20 września 2015

AMODIT 2.7

Nowości w wersji 2.7:

  • Nowa opcja szablonów dokumentów "Konwertuj na PDF". Szczegóły
  • Dodanie podglądu dla pól typu "Plik".
  • Dodanie parametru do funkcji WorkDayDiff, który pozwala na zdefiniowanie pracującej niedzieli.
  • Obsługa węgierskich dni wolnych od pracy w funkcjach WorkDayDiff i DateAdd.
  • Usunięcie błędu, który powodował dublowanie zeskanowanych dokumentów przy dużym obciążeniu serwera.
  • Poprawki w mechanizmie zastępstw.
  • Drobne poprawki w interfejsie użytkownika i poprawki błędów.

Zabezpieczanie umów i ofert przed modyfikacją

W wersji 2.7 pojawiła się nowa opcja "Konwertuj na PDF" przy szablonach dokumentów. Włączenie tej opcji powoduje, że dokument źródłowy (Word lub Excel) nie jest możliwy do pobrania. Zamiast niego zawsze pobierany jest plik PDF. Przed konwersją na PDF w miejsce MergeFields wstawiane są wartości z formularza. Po konwersji dodatkowo na każdej stronie umieszczany jest numer sprawy, data utworzenia dokumentu, osoba, która utworzyła i suma kontrolna. Infromacje te są umieszczane również jako kod QR. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna do generowania umów i ofert z szablonu, aby mieć pewność, że nie były one zmieniane.

poniedziałek, 14 września 2015

Zapraszamy na konferencję "Elektroniczny Obieg Dokumentów" 7.10.2015

Zapraszamy na konferencję "Elektroniczny Obieg Dokumentów", która odbędzie się 7 października 2015 r. w Warszawie w Centrum Konferencyjnym Businessman Institute, Trakt Lubelski 40a.

Zapisz się na konferencję

5 powodów dla których wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje natychmiastową oszczędność.

W większych organizacjach zawsze występuje zagadnienie przesyłania informacji pomiędzy pracownikami. Kiedyś w formie papierowej, teraz także różnych systemach elektronicznych, przesyłamy olbrzymią ilość komunikatów, zarządzanie nimi stanowi duże wyzwanie.

Zmniejszenie ilości błędów w komunikacji

Przesyłanie maili, w których nie ma kontroli nad ich przeczytaniem, adresatem, wykonaniem zadania w nich zawartego może powodować olbrzymią nadmiarowość przesyłanych informacji. W tym przypadku użycie narzędzia workflow umożliwi bardzo precyzyjną komunikacje i kontrolę zadań, co daje natychmiastową oszczędność czasu.

Wyeliminowanie przesyłania papieru

Koszty drukowania, kopiowania, przesyłania papieru w dużych organizacjach są niebagatelne, warto wziąć pod uwagę wdrożenie wersji elektronicznych dokumentów lub jeśli się nie da, skanowanie papierowych i dalsze przesyłanie tylko skanów. Oprócz oczywistej oszczędności na materiałach/maszynach, dostajemy możliwość łatwego odnalezienia dokumentu bez przeszukiwania tony papierów.


Zmniejszenie ilości niepotrzebnie powtarzanych zadań

Jednym z częściej spotykanych ukrytych kosztów w firmach jest niepotrzebne wykonywanie tych samych zadań. Dodatkowo występują tu również aspekty psychologiczne związane ze zmniejszeniem zaangażowania pracowników w zadania które muszą niepotrzebnie wykonywać. Wdrożenie workflow daje możliwość łatwej identyfikacji zduplikowanych zadań i podjęcia decyzji wyeliminowania ich.

Kontrola nad czasem wykonania zadania

Proces akceptacji w systemach workflow jest bardzo łatwo kontrolowalny, zawsze wiesz u kogo znajduje się zadanie i gdzie są opóźnienia. Daje to możliwość eskalacji i podjęcia decyzji zmiany sposobu pracy, czy personalnych, które mogą przynieść natychmiastowy skutek w postaci skrócenia czasu wykonywania zadania

Optymalizacja pracy

Dzięki możliwości znalezienia tzw wąskich gardeł możemy podjąć decyzje o optymalizacji pracy. Dodatkowo AMODIT posiada unikalną cechę pozwalającą automatycznie dostosować elektroniczny workflow do rzeczywistego sposobu pracy pracowników, co pozwala na optymalizacje procedur.

piątek, 11 września 2015

Nordea IT zautomatyzowała procesy obiegu dokumentów dzięki AMODIT

Klient

Nordea IT Polska Spółka z o.o. została powołana do życia przez Nordea Bank AB, by wykorzystując wiedzę i wieloletnie doświadczenie ekspertów nabyte w Nordea Bank Polska S.A., wspierać Grupę Nordea w działaniach z obszaru IT. Zajmuje się utrzymaniem i rozwojem oprogramowania oraz infrastruktury systemów bankowych w Polsce, na Litwie, Łotwie, w Estonii oraz w krajach skandynawskich.

Potrzeby klienta

  • Rejestracja i ewidencja spraw i dokumentów,
  • Kontrola procesu uzgodnień, dekretacji i aprobaty dokumentów,
  • Pełna historia zmian, uwag, opisów i akceptacji
  • Archiwizacja dokumentów w postaci elektronicznej,
  • Kontrola dostępu do zarchiwizowanych dokumentów,
  • Łatwość wyszukiwania zarchiwizowanych dokumentów,
  • Oszczędność czasu pracowników i osób zatwierdzających,
  • Raporty zbiorcze (np. ilość nadgodzin w okresie,…)

Zakres prac

  • Obieg faktur kosztowych - Obieg rejestracji i akceptacji faktur kosztowych z drukowaniem kodów kreskowych, dekretacją, akceptacją i weryfikacją przez księgowość.
    • Dodatkowo funkcjonalność wymiany danych z zewnętrzną księgowością (zestawienia plus dekretacja każdej sprawy).
    • Dodatkowo powiązanie z procesem delegacji pozwalające rozliczać faktury zgodnie z dekretacją wprowadzoną w delegacjach.
    • Dodatkowo moduł zasilania danymi z pliku tekstowego (zestawienie z rozliczeniem kosztów)
  • Obsługa delegacji - Składanie wniosków o delegację w imieniu własnym jak i w imieniu innej osoby, akceptacja wniosku o delegację, rozliczenie delegacji, dwuetapowa akceptacja kosztów delegacji. Dodatkowo funkcjonalność wymiany danych z księgowością zewnętrzną (zestawienia plus dekretacja do każdej sprawy)
  • Rozliczanie nadgodzin - składanie wniosku o rozliczenie pracy w nadgodzinach oraz rozliczenie tej pracy.
  • Zastępstwa
  • Kilkanaście zaawansowanych zestawień.

Skala wdrożenia

  • 300 użytkowników
  • czas wdrożenia 3 miesiące